【超簡単】誰でも出来る業務効率化について

皆さん業務の効率化ってしてますか？

何となく業務を効率化するのってアイディアが必要で難しそうっていうイメージがありませんか？？

でも実は誰でも出来るけど、意外とやってないことってあるんじゃないかと思います。

では、ここで質問です！

仕事において一番無駄なことってなんだと思いますか？？

色んな答えがあるとは思いますが、業務の効率化に繋げたいので答えは…

ものを探す時間

ということにさせて下さい。

一番無駄な時間はものを探す時間である

これはあると思います！

むしろこんな時間はない方が良いですから。

では、この無駄な時間を無くすために必要なこと、それは…

整理整頓です！！

みなさん机の上は整理整頓してますか？？

机の上がぐちゃぐちゃなのは良くないです。

たまに散らかってても自分で把握出来てるという人がいますが、私は信じていません！

自分が不在の際に他の人に書類を探してもらうことになる可能性だってある訳ですから、整理整頓はきちんとした方が良いと思います。

でも、これ実は机の上だけじゃないんです。

もっと重用かつ業務の効率化に繋がることは…

パソコンのフォルダ内の整理です！

業務効率化の為にパソコンのフォルダ内を整理しよう

机の上は綺麗でもパソコンのフォルダ内がめちゃくちゃな人って何故か多いんですよね…

正直、机の上よりもフォルダ内の整理の方がかなり重要です！！

公務員の仕事は基本、前例踏襲が多いです。

つまり、前任者の作ったフォルダ内を見て、そ  れを参考に仕事をする訳です。

フォルダ内がめちゃくちゃだと困りますよね。

皆さん、パソコンのフォルダ内はきちんと整理をしましょう！！

フォルダの整理の仕方

では、せっかくなので私のフォルダの整理の仕方をお伝えしたいと思います。

①.番号を付ける

各業務やイベントにおいて時系列になるように下記のように番号を付けます。 

（例）

01_案内

02_資料

03_記録

②.フォルダの頭に日付を付ける

ものによっては日付を頭に付けて時系列になるようにしたりもします。

（例）

20240801_〇‪✕‬‪‪会議

20240805_〇〇会議

20240810_‪✕‬‪✕‬会議

③.不要なデータは削除または任意のフォルダへ

たまにあるのが編集途中のデータを残してたりするパターンです。似たようなデータがいっぱいあると結局どれが最終版なのかが分からなくなります。なので、不要なデータは削除するか、任意のフォルダ（名前は自由）を作成しその中へ入れておきましょう。

（例）

99_一時保存フォルダ（後日削除）

【最終版】令和6年度資料

※私は一時保存フォルダ（後日削除）としておいて会議等が終わりもう使わなくなった時に削除するようにしています。

今回は以上です。

机の整理やフォルダ内の整理であれば特別なスキルは必要ありません。

可能であるならば、あなたの所属の部署内の全てのフォルダが整理されるとかなりの業務効率化になるのではないでしょうか。

さぁ、明日は家の掃除だ～。。。